Sie erwarten eine bestimmte E-Mail, aber diese kommt nicht in Ihrem Postfach an? Wenn andere E-Mails weiterhin problemlos zugestellt werden, liegt in der Regel keine allgemeine Störung Ihres Postfachs vor.
Einzelne Nachrichten können beispielsweise durch Spamfilter abgelehnt werden, im Spam-Ordner landen oder bereits vom versendenden Mailserver nicht korrekt zugestellt worden sein.
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Ursache eingrenzen können.
1. Spam-Ordner überprüfen
Prüfen Sie zunächst den Spam- bzw. Junk-Ordner Ihres Postfachs.
Eine Nachricht kann aufgrund verschiedener Merkmale als Spam eingestuft und entsprechend einsortiert werden. Befindet sich die gesuchte Nachricht dort, wurde sie grundsätzlich erfolgreich an Ihr Postfach zugestellt.
Ist die Nachricht auch dort nicht vorhanden, kann sie bereits während der Übertragung abgelehnt worden sein.
2. Absender nach einer Fehlermeldung fragen
Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, erhält normalerweise der Absender beziehungsweise dessen Mailserver eine entsprechende Fehlermeldung (Bounce).
Wurde eine Nachricht beispielsweise aufgrund der Spamprüfung abgelehnt, kann die Fehlermeldung ähnlich aussehen:
554 5.7.1 Your message was rejected because it appears to be spam
Wichtig: Wenn Sie eine bestimmte E-Mail nicht erhalten haben, fragen Sie den Absender, ob dieser eine Fehlermeldung zur nicht zugestellten Nachricht erhalten hat.
Diese Fehlermeldung enthält häufig bereits den entscheidenden Hinweis auf die Ursache und ist auch für unseren Support bei der weiteren Analyse hilfreich.
Warum können einzelne E-Mails abgelehnt werden?
Unsere Mailserver prüfen eingehende Nachrichten anhand verschiedener technischer Merkmale. Eine Ablehnung erfolgt daher normalerweise nicht aufgrund eines einzelnen Wortes oder einer einfachen festen Regel.
In die Bewertung können unter anderem die folgenden Faktoren einfließen.
Fehlerhafte Absender-Authentifizierung
Mailserver verwenden verschiedene Verfahren, um die Legitimität eines Absenders zu überprüfen. Dazu gehören insbesondere SPF, DKIM und DMARC.
Ist beispielsweise ein SPF-Record fehlerhaft oder versendet ein Server E-Mails für eine Domain, obwohl er laut SPF dazu nicht berechtigt ist, kann dies die Zustellung negativ beeinflussen.
Auch eine fehlerhafte DKIM-Signatur oder eine nicht bestandene DMARC-Prüfung kann abhängig von der Konfiguration der Absenderdomain zur Ablehnung einer Nachricht führen.
Schlechte Reputation des sendenden Mailservers
Mailserver und IP-Adressen entwickeln anhand ihres bisherigen Versandverhaltens eine Reputation.
Wurde ein sendender Server beispielsweise für den Versand großer Mengen unerwünschter Nachrichten verwendet, kann dessen Reputation beeinträchtigt sein. Nachrichten von diesem Server werden dann möglicherweise strenger bewertet.
Auch die Listung eines sendenden Systems auf einschlägigen Blocklisten kann in die Bewertung einfließen.
Auffälliger Nachrichteninhalt
Auch der Aufbau einer Nachricht kann die Spam-Bewertung beeinflussen.
Dazu gehören beispielsweise ungewöhnlich viele Links, bestimmte Anhänge, ausschließlich aus Bildern bestehende Nachrichten oder andere für Spam typische Merkmale.
Dabei gilt: Ein einzelnes Wort führt normalerweise nicht automatisch zur Ablehnung einer E-Mail. Spamfilter bewerten zahlreiche Eigenschaften einer Nachricht gemeinsam.
Ungewöhnliches Versandverhalten
Der Versand einer großen Anzahl sehr ähnlicher Nachrichten innerhalb kurzer Zeit kann ebenfalls als auffällig bewertet werden.
Dies betrifft insbesondere Newsletter und automatisierte Massenmails, wenn die versendenden Systeme nicht korrekt für diesen Einsatzzweck konfiguriert wurden.
Der Absender sollte seine Mailserver-Konfiguration prüfen
Wenn ausschließlich Nachrichten eines bestimmten Absenders nicht ankommen, während Sie andere E-Mails problemlos empfangen, sollte zunächst die Konfiguration auf der Absenderseite geprüft werden.
Der Absender beziehungsweise dessen E-Mail-Anbieter sollte insbesondere kontrollieren:
- ob die Nachricht vom eigenen Mailserver tatsächlich versendet wurde,
- welche SMTP-Antwort der empfangende Mailserver zurückgegeben hat,
- ob SPF, DKIM und gegebenenfalls DMARC korrekt konfiguriert sind,
- ob der verwendete Mailserver beziehungsweise dessen IP-Adresse eine problematische Reputation aufweist.
Eine wiederholte Zustellung derselben Nachricht behebt eine technische Fehlkonfiguration normalerweise nicht.
Welche Informationen benötigt der TCRserver-Support?
Wenn Sie die Ursache nicht feststellen können, unterstützen wir Sie gerne bei der Analyse.
Damit wir die betreffende Nachricht in unseren Mailserver-Protokollen nachvollziehen können, benötigen wir möglichst genaue Angaben.
Teilen Sie uns bitte Folgendes mit:
- Ihre betroffene E-Mail-Adresse
- E-Mail-Adresse des Absenders
- Datum und möglichst genaue Uhrzeit des Versandversuchs
- Fehlermeldung des Absenders, falls vorhanden
Je genauer der Versandzeitpunkt angegeben wird, desto einfacher können wir den betreffenden Zustellversuch in unseren Mailserver-Protokollen identifizieren.
Zusammenfassung
Wenn nur einzelne E-Mails fehlen, während Ihr Postfach ansonsten funktioniert, prüfen Sie zunächst Ihren Spam-Ordner und fragen Sie anschließend den Absender nach einer möglichen Fehlermeldung.
Bei einer serverseitigen Ablehnung liefert die SMTP-Fehlermeldung häufig bereits einen konkreten Hinweis auf die Ursache.
Kann das Problem damit nicht geklärt werden, senden Sie unserem Support die Absender- und Empfängeradresse, den Versandzeitpunkt und – sofern vorhanden – die erhaltene Fehlermeldung.